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派遣社員 メールの基本パート2

派遣社員もメールを業務で使うことは必須のスキルとなってきています。

メールは相手が見えず、安易に送信してしまいがちになりますが、ビジネスのマナーはしっかりとおさえておきましょう。

すぐ捨てない

メールのメリットの1つとして「証拠を残せる」ことがあげられます。

電話では言った言わないと問題になることもありますが、メールだとちゃんと書いた内容が残るのでそれが防げるわけです。

なのに、メールをすぐに削除してしまう派遣社員の人がいます。

与えられたメールボックスの容量は20MB前後かもしれませんが、メールボックスがいっぱいになったらオフラインに保存しましょう。

特に大切な取引相手の場合は、安易に削除してしまうことのないように注意してください。

誤字脱字・誤変換、宛先間違い

変な誤変換に気づかずにそのままメールを送ってしまった、なんて経験はありませんか?

わたしは文書作成中で送信してしまったり、送信後に誤字に気づいたり苦い経験があります。

逆に届いたメールを開いて思わず吹き出してしまった笑える誤変換もありましたが。

メールの見直しは結構面倒ですが、社外に出るものは特にしっかりと間違いをチェックしておきましょう。

誤字脱字は、しゃべるのを間違えるのよりもはるかに悪い印象を与えます。

「もしかして契約書も間違ったりするのでは・・・」

などという印象を与えてしまうと大変です。

また、宛先違いも恥ずかしいので送信する前に落ち着いてよく確認しましょう。

迷惑な添付ファイル

メールの添付ファイル機能は、見積書や画像ファイルなどを郵送またはFAXしなくても、きれいな状態で瞬時に相手に送ることができて大変便利です。

でも、もし相手のメールボックス容量が10MBなのに対し20MBのファイルを送りつけてしまったら!?

メールの動きは悪くなるし大迷惑ですよね。

ファイルを添付する時は必ず容量を確認して、重たければ圧縮しましょう。

重いファイルを添付する場合は、「全部で10MBあるのですが、どうしましょうか?」と事前に相手に確認した方がいいでしょう。


さらに、添付ファイルは添付したあとに、本当に正しいファイルなのか、一度開けて確認してください。

間違ったファイルを送るのだけはやめましょう。

特に個人情報保護法が成立して、個人情報保護が叫ばれています。

間違ったところに個人情報が流れてしまうと大変です。

必ず添付ファイルは確認してください。

便利に使うために

よく使う言葉などは、辞書機能で記憶させておくと、簡単に変換できて便利です。

データ入力でやり手の方はかなり多くの単語を辞書登録しています。

派遣社員もメールを使うことが多くなってきています。

その分、仕事への責任も重くなっていることを自覚する必要があります。

メールというのは、ダイレクトに相手に届き、簡単に開きます。

しっかりとビジネスマナーに則ったメールを作れると、できる派遣社員としてあなたの株はアップすることでしょう。
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